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整理领导讲话录音“十五字诀”
整理领导讲话录音是秘书人员的一项日常工作，也是领会领导思想、锤炼文字能力的一种有效途径。整理领导讲话录音，并不是简单的“听到什么写什么”、复制照排。我在实践中总结了“十五字诀”，与大家交流探讨。
一、层次顺
很多领导讲话都是即席的，当面听不影响理解，原原本本转换成文字时，就可能出现层次不顺的情况，如层次之间连接不够紧密，各层次的内容相互穿插、重复等。这种情况下就要把层次理顺，该是哪个层次的就调整到哪个层次，该属于哪个层次说的话就集中到哪个层次。
比如，某位领导就加强基础设施建设问题谈了四点意见：“一、加强领导，提高认识;二、制定并落实优惠政策，鼓励外商和民间投资;三、突出重点，集中力量抓好能源和公路建设;四、落实领导责任制，确保各项任务完成。”这四个层次的摆布就存在两个问题：首先，第一层次的“加强领导”与第四层次重复，不如把它并入第四层次，第一层次集中谈认识问题;其次，第二层次与第三层次应该对换，先讲重点再讲投入，因为前者是任务，后者是措施，逻辑上更顺一些。
二、观点准
如果表述不准确，就要修正。这里说的是“修正”而不是“改正”，因为我们整理录音必须尊重领导本来的意思，只在表述欠妥的情况下，进行必要的技术处理，就像木工用刨子刨木料，目的是使之平整光滑。
如，某领导即席讲话中提了这样一个观点：“各级干部尽可能放开手脚大胆干，出了问题，只要不是中饱私囊，可以不追究责任。”这句话的出发点是没有错的，但表述上欠周密，不是中饱私囊就不追究责任，那么由于失职渎职给国家造成严重损失，要不要追究责任呢?这显然是表述不够全面。所以在基本保留原意的基础上，可以改为：“各级干部尽可放开手脚大胆干，出了问题，只要不违背dang纪政纪和政策、法律，可以免于追究责任。”这样表述就比较准确。
三、原貌在
就像平常说话一样，哪怕是思维再敏捷、口齿再伶俐的人，也免不了会有词不达意、前后重复和思路突然中断的时候。但即席讲话的魅力恰恰在于，偶
尔的停顿、重复和频频出现的语气词，反而让听众觉得自然、亲切;更重要的是，不少领导在即席讲话时生动幽默、妙语连珠，使会场气氛轻松活跃，让听众在笑声中受到教育和启迪，其效果比板着脸念稿子要好得多。所谓“整理”，“整”即调整，“理”即理顺，而不是让我们推倒重来。所以在整理领导讲话录音时一定要注意：只要层次基本清楚、语句基本通顺，就要尽量保持原貌，尤其要注意保持领导原本的语言风格和讲话中的精华部分。
如，某领导在纪检工作会议上的即席讲话中有这样一段话：“我们有的干部，喝起酒来一斤两斤不醉，打起扑克麻将来三天四夜不累，可做起工作来呢，五年六年不会!这样下去，不觉得问心有愧吗?”这话说得生动诙谐，如果把它改成“有的干部成天沉醉于吃喝玩乐，工作上却平庸无为”，当然也说得过去，却达不到让人印象深刻的效果。
四、意思全
即席讲话中，有时由于思维出现跳跃，忽略了前后照应，或由于说话的节奏太快，语言运用不够周密，常常会出现意思表达不连续、不完整的现象。
如，某领导在讲话中提到：“对部分乡镇干部不安心在基层工作的问题，我觉得要从两方面来看。一方面，在乡镇工作，条件的确比较差，工作压力的确很重，但是，这难道就能成为甩手不干的理由吗?大家都要求进城，那么基层的工作谁来做?农民生产生活中的困难谁来解决?……”本来前边说“从两方面来看”，但只说了“一方面”，接下来没有了“另一方面”，意思就残缺不全了。整理时我们要顺着领导的思路想下去：这“另一方面”可能是什么呢?可能是上级对乡镇干部关心、教育和支持不够，也可能是有关部门的政策导致乡镇负担太重，择其一种补上去，意思就完整了。
五、效率高
整理领导讲话录音是一件耗时的工作，因此我们要有责任心和紧迫感。每整理一次讲话，都要像参加一次战斗、完成一项工程一样，全身心地投入。工作出手要快，不能拖延时间。对讲话中提及的数字、事例、人名、地点等如有疑问，一定要仔细核实;对听不清、听不准的地方，要不厌其烦反复听，找同事一起听，认真辨别。不能因为没有及时将讲话录音整理好交领导签发而影响到讲话的时效性，影响到具体工作的推进，进而造成工作的被动。
述职报告与总结辨析
述职报告是dang政机关、社会团体以及企事业单位的领导班子、干部或工作人员，就自己在任职期间履行岗位职责的情况进行自我总结和评估，向上级领导或者本单位、本系统的群众公开汇报时所使用的一种书面报告，具有汇报性、总结性和自评性的特点，是上级主管部门考核、评估、任免、使用干部的依据。从报告者的角度，述职报告可分为领导班子集体领导者和个人的述职报告。
总结是dang政机关、社会团体、企事业单位等通过对过去一阶段工作全面、系统的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用事务文书。总结也可以分为单位和个人的总结。
述职报告与总结都是为汇报工作而写的，都是对单位或个人某段时间工作的总体情况、成绩、经验和不足的回顾和反思，都要求写得有“个性”，工作实绩和事实材料真实准确，对自己和本职工作的评价客观全面，语言表述朴实无华。正因为如此，在实际写作中常出现二者被混用的现象。有不少人在拟写述职报告时，往往把它写成工作总结，将两者混为一谈。如某单位年终干部述职，近30名中层干部中几乎70%是在作本部门工作总结，其混淆状况可见一斑。述职报告和工作总结是使用比较频繁的两种事务文书，要准确掌握它们的写法，关键在弄清两者的联系和区别。
一、相同点辨析
述职报告与总结有其相同之处，如：都是对某一阶段工作情况的回顾，都包含有肯定成绩，汲取教训，展望未来的内容；都要求事实材料和观点紧密结合；都要采用第一人称撰写。从某种程度上说，述职报告可以借鉴总结的某些写作方法。其主要相同点有：
1.表述主体相同
它们都是带有自述性质的事务文书。述职报告和总结都是以实践主体对其自身的实践活动的回顾、反思、总结为基础，对自身的工作进行自我评估。因此，二者都用第一人称，都采用自述的方式。所写内容必须真实，是实实在在已经进行了的工作和活动，事实确凿无误，切忌弄虚作假。
2.结构形式相同
述职报告与总结的结构形式大体相同，一般由前言、主体和结尾三大部分构成。内容上也有些相似，都要涉及工作中的成绩和问题。其中，述职报告基本上是围绕岗位职责这个基点，按照“岗位职责（目标）——工作情况——效果”这一思路安排写作内容的；总结则是针对某项工作或某一阶段的全面工作，分析自己的成绩和缺点、经验与教训，从中找出规律性的东西，用以指导今后的工作。所以，它一般是按照“工作情况——经验体会——存在的问题及今后的努力方向”这样的思路来安排结构的。
3.写作要求相同
述职报告和总结都属于事务文书，文体风格大致相似：文风上，以平实为主，生动为辅；行文简要明确，用语庄重朴实。二者都是在严肃、正式地汇报工作，作自我评价、自我定性，让上级组织和本单位干部职工了解自己，评审自己工作的过程。因此，应对自己负责，也应对组织负责，对干部职工负责。语言必须得体，应礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握尺寸，切不可傲慢，盛气凌人，浮华夸饰。它们的内容都必须实在、准确，而且多用叙述方式，将来龙去脉交代清楚，切忌浮泛空谈，切勿引经据典论证，定性分析必须在定量证明基础上进行。
二、相异点辨析
在使用中，要注意将工作总结同述职报告区别开来，其差异主要表现在以下几个方面：
1.写作目的不同
述职报告和总结行文的目的和作用是不一样的。述职报告是各级领导集体或干部个人陈述和评估一个时期以来履职情况的一种书面文字材料，是上级领导、组织人事部门考察、培养、使用干部和人民群众监督评议干部的重要文字依据。通过述职，不仅有利于被考核人员不断总结经验，明确自身职责，努力提高政治思想水平、领导才干和业务素质，做到廉政勤政、爱岗敬业；还有利于弘扬民主监督的良好风气。而总结则是通过对单位或个人前一阶段工作的检查和回顾，对已经历的事情进行分析、研究和评价而形成的一种书面材料。它的写作目的主要在于总结经验教训，抓住事物的本质，找出事物发展的规律，借以指导今后的工作，同时，也有助于有针对性地克服工作中存在的问题，不断提高自身的工作能力。
2.实际作用不同
二者行文目的不同、评价方式不同，实际作用和反馈结果自然也就不同。述职报告是上级主管领导和有关评审组织对述职人任职实绩和能力的考核依据之一，也是群众评议的基础，从某种程度上讲具有鉴定意义和考评作用。因此，写作述职报告要对照某一职位的岗位规范来写，对自己任期内的德、能、勤、绩、廉等方面的情况作自我评估，接受群众的评议和领导的考核。而总结是自我认知和认识事物的手段，总结作为常规性的工作回顾，主要目的是总结成绩、发现问题、寻找到带有规律性的认识，以利于今后在实践中更有效地认识和改造客观世界，推动工作向前发展。述职报告的思想观点、材料内容、结构形式、语言运用等，都直接反映着述职者的工作态度和基本素质，有时甚至会影响到述职者的形象和决定述职者能否连任。述职报告既是考核鉴定的依据，又是民主评议的基础，述职人“称职”、“基本称职”或“不称职”的结论也取决于述职报告的质量。
而总结作为自述性的文书，最终结论是总结所提炼出来的经验、教训、规律，它的写作目的是为了推动下一步工作。虽然它也要对总结者的业绩作评价，但对个人升迁某一职称和职务不一定构成直接的影响。只有明确了这一点，写作中才能始终突出重点、把握要领，从而获得最好的行文效果。
3.内容重点不同
述职报告的内容一般根据某一职位和职称的履职标准，着眼于汇报领导集体或干部承担什么职责、履行职责如何、怎样履行职责的、是否胜任某职、履行职责的能力如何等。述职报告的内容重点必须以履行职责方面的情况为重点，突出体现德、能、勤、绩、廉，表现履行职责的情况。既要表述履行职责的结果，展示履行职责的过程，又要介绍履行职责的出发点和思路，还要申述处理问题的依据和理由。领导集体和个人履行的岗位职责和目标一般是由国家、主管部门、单位人事部门等统一制定的，有些用正式文件的形式下发，它规定了某一岗位的工作职责和职权范围，写述职报告应以此为依据。与职责无关的工作，做得再出色，也略去不写。
而总结，尤其是综合性的总结，就不受此局限，凡是取得的成绩都可写进去。总结的重点在于全面归纳工作情况，体现工作实绩，是对一项工作或一段时间里的工作给予的归纳，它要回答的是做了哪些工作，有哪些成绩，取得了哪些经验，存在哪些不足，要吸取什么教训，今后有何打算等问题，以利于今后提高工作质量。因此，总结非常重视过程性和全面性，注重展示整个工作过程中的具体做法，是全方位地反映情况，以使读者清晰地了解到什么工作做得好，什么工作做得不够好。
4.表达方式不同
述职报告和总结的表述方式不同。述职的目的是向听众汇报自己的任职情况，使听众了解自己工作的得失成败，从而作出是否称职的判断。因此，述职报告写作最重要的就是把自己的工作实绩说清楚，同时评价自己要简明扼要，点到为止。叙述自己的政绩或业绩时，要防止面面俱到、轻重不分；要将化解难题的思路和重大问题的解决过程，以及最后的效果和影响作为重点来写。讲工作中的失误和不足，一定要实事求是，具体问题具体分析。可以把哪些应当解决而暂时还不具备解决条件或自己确实无力解决的实际困难提出来，以引起上级领导和职工群众的重视，争取在他们的帮助下得到解决。述职报告的主要表达方式是叙述、说明，而不是议论，也不宜采用夹叙夹议的表达方式。在述职报告中，不宜用过多的篇幅来谈自己对本职工作的认识，有关职务、职责、岗位的重要性也不宜多写。
相比较而言，总结则主要运用叙述的方式和概括的语言，归纳工作结果。总结带有一种探索事物客观规律的研究性质，写总结是为了提炼有价值的经验、规律用于指导今后的工作。因此在叙述的同时，还会用到议论的表达手法，最常见的是夹叙夹议的写法，即用自身实践活动中真实、典型的材料来证明自己所作出的判断的正确性。
5.正文写法不同
述职报告和总结的正文均有引言、主体、结尾三部分，但写法有所区别。引言部分：述职报告的引言主要介绍述职者的姓名、职务、任职时间、分管工作、目标任务等；总结的引言主要写工作所涉及的时间、地点、背景、总的成绩经验等。主体部分：述职报告的主体部分应以述职者职责为中心，以任职时限为范围，去选取材料，写述职者履行职责和完成任务的情况。表述时应分清是集体的成绩，还是个人的成绩，自己在该项工作中是起主要作用，还是起次要作用；不能把整个领导班子的成绩，甚至下属群众的成绩说成是自己的成绩。写述职报告是为了说明述职者履行职责的成绩和能力，职责以外的事则不写；总结的主体部分当然也要叙述事实，说明成绩和经验，但述职报告着重写出成绩即可，总结还应写出经验，找出规律性的东西。写单位的总结就不仅应写整个班子的成绩，更应写下属群众的成绩。个人总结不受职责的限制，不论职责内外，凡取得成绩的均可写。结尾部分：述职报告和总结的结尾部分都写存在的问题与努力方向。但述职报告应把存在的主要问题都说出来，并简要分析原因，提出解决问题的措施办法，易于领导机关和有关群众对述职者的素质进行考核。而总结的目的主要是肯定成绩、总结经验，因而存在问题部分就相对简略。一般不需要分析原因，也不提具体解决办法，只是一带而过，是比较虚的。
浅谈如何在材料中阐述“加强领导”
“加强领导”，是领导讲话稿、工作总结、工作报告、典型经验材料等机关材料中最常用的标题词汇，也是公文中最常见的观点。那么，如何写好材料中“加强领导”这一部分呢？基于“加强领导”这个观点在公文材料写作中的普遍性和重要性，笔者就此从以下两个方面进行了一次梳理。
一、“加强领导”的内涵
“领导”，从字面上来理解，“领”就是带领、引领的意思，突出人的作用；“导”就是导向、指导的意思，导向是指引导工作沿着既定方向前进，指导是指在上级的教导、帮助下推动工作。“领导”连在一起的涵义就是，在领导的带领下，通过精心指导，沿着既定的方向前进，把工作做好。
从“领导”的涵义入手，就比较容易理解为什么领导讲话稿、工作总结、工作报告、典型经验材料中会经常用到“加强领导”这个字眼了。一方面，我们在部署安排工作时，需要领导来引领、带领、指导；在总结回顾工作中，主要的工作做法离不开领导的组织、协调、指导、督促、检查；在总结典型经验材料时，同样要把领导在推动工作开展中的作用总结出来。另一方面，受传统文化、官场文化中“人治”观念的影响，所有的工作需要领导出面亲自抓，一般说的“老大难”问题，"老大"一重视，这事儿基本上就不难了。
二、全面、系统、准确地阐述“加强领导”
如何在材料中全面、系统、准确地阐述“加强领导”这一观点呢？“加强领导”有其固有的内涵和特定的内容。2013年6月18日，习总书记在dang的群众路线教育实践活动工作会议上的讲话中，对“加强对教育实践活动的领导”的阐述包括以下几点：一是明确主要职责，主要领导亲自抓；二是深入调查研究，制订切实可行的实施方案；三是加强具体指导，确保正确方向；四是坚持统筹兼顾，做到两手抓、两促进；五是加强宣传引导，营造良好舆论氛围。可以说，习总书记关于如何加强领导的阐述十分全面、系统、准确，具有很强的代表性和权威性。
下面，我以习总书记的讲话稿为例，结合自己多年来在公文写作中的体会，谈谈如何在材料中写好“加强领导”这一部分：
（一）要成立领导小组。“加强领导”的内涵是怎么带领、引领大家去做，既然要做，首先要解决有人做事的问题。这就需要抽调相关人员，成立专门的领导小组，明确领导小组组长、副组长和下设办公室负责人的具体人选。一般来说，领导小组的组长原则上由一级dang委或单位的主要负责人担任，常务副组长由分管领导担任。
（二）要深入调查研究，制订科学、周密的工作方案。在解决“什么人来做”的问题后，接下来就要解决“做什么”的问题。具体要“做什么”呢？这需要我们通过深入调查研究，来摸清工作情况、明确工作重点，制订科学合理、周密严谨的工作方案。
（三）要落实领导责任。要充分发挥领导作用，通过落实第一责任人的责任，进而促使其建立科学合理的责任分工机制和责任追究机制，明确具体负责人，解决职责分工问题。
（四）要及时研究解决新情况、新问题。要顺利推进一项工作，光解决“靠什么人来做”、“做什么”的问题还不够，我们还要将这项工作摆上重要议事日程，定期、不定期的听取工作汇报，及时研究解决工作推进过程中遇到的新情况、新问题，加大人力、物力的投入。
（五）要加强分类指导。在工作的开展过程中，我们制订的方案、提出的措施一般具有普遍指导意义，但具体到每个环节、每项步骤中遇到的个别问题，就要具体问题具体分析，拿出有针对性的对策，而不能采取“一刀切”的做法。比如总书记在dang的群众路线教育实践活动工作会议上的讲话中提到：“这次教育实践活动是全dang的活动，地区之间、领导机关和基层之间、不同类型dang组织和dang员之间面临的情况和需要解决的问题有所不同，必须加强分类指导和督导。分类指导要体现在方案制订上，更要体现在活动进程中，总的原则是在遵循基本方法步骤、完成规定动作的同时，鼓励探索创造、做一些自选动作。”这句话就很好地体现矛盾的普遍性与特殊性的关系，体现了分类指导的意义。
（六）要强化督促检查。完成一项工作，一半靠部署，更重要的一半靠落实。如果缺少有效的落实措施，工作就会流于形式。因此，“加强领导”必须要强化督促检查。我们可以采取通报、奖惩等行之有效的督促检查手段，确保所部署的工作能落到实处。
（七）要做到统筹兼顾。毛泽东说过：要学会弹钢琴。我们要树立系统论的观点，在推进某项工作时，要科学合理地安排人力、物力、财力，确保该项工作与其他工作两手抓、两促进、两不误，不能顾此失彼。
以上七个方面，就是对“加强领导”这个观点进行全面阐述时必须涉及的内容。在具体的写作中，我们不要机械地套用、面面俱到，要把握原则、突出重点、灵活运用。特别在当前提倡文风要“短、实、新”的情况下，我们更要因地制宜、因人制宜、因时制宜，根据不同的工作、不同的对像、不同的内容进行取舍。
汇报材料要清、重、实
写汇报材料，是向上级汇报反映情况让上级了解下情，或请求上级帮助下级解决问题的一种方式。汇报材料可以是口头汇报的脚本，也可以是供上级阅读的书面材料。汇报材料写得好不好，不仅会影响领导的决策，也会影响到上级对下级的帮助。要提高写作“汇报材料”的质量，需要注意“清、重、实”三点要求。
一、清
“清”就是思路清晰。汇报材料不管是供书面交流还是供口头交流，上级组织或领导在看或听汇报材料的时候，也在思索材料所讲述的事实、所分析的问题，同样存在一个思维过程。如果汇报材料写得不符合思维习惯，就会让人觉得东一榔头，西一棒子，摸不着头脑。因此，汇报必须理清思路。
理清思路，首先就是要理清汇报的顺序。《周易》说：“言有序。”所谓“序”，就是思路有条理而不紊乱。在汇报材料中的表现，就是谋篇布局，安排层次段落、开头结尾、过渡呼应等合理有序。汇报顺序既有常规顺序，也有非常规顺序。英国文学家约翰•巴洛兹说：“一颗宝石跟一块普通石头的区别并不在本质，而在于分子的排列——结晶的方式。木炭和金刚钻是一样的，但在外观上和效用上，它们的差别可多远啊！珍珠所含的成分，没有一种是不能在最粗糙的蚌壳中找到的。”这就告诉我们：说同样一件事情，如果顺序安排不同，效果是不一样的。
对常规思维习惯来说，在叙述某一件事情的时候，应在时空立体上展开。汇报的顺序可以按照事情发展的顺序：开端——发展——结局；介绍某个空间对象的时候，常常是按照由外到里（由里到外），或者由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介绍某个人物的时候，常常是由过去到现在，或者由现在追溯到过去；介绍某个单位事迹的时候，常常要把事迹分成几个方面，在划分事迹类型的时候，常常是先政治，后业务……；论说某个道理常常是在事理的平面展开的，比如，整体与部分、属性与关系、个别与一般、现象与本质、因果与条件、必然与或然等等。
对非常规思维习惯来说，汇报材料如果要按照非常规的思维过程写，那就需要注意两点：一要了解阅读汇报材料者的思维习惯；二要注意按这种非常规思维习惯来说，是否能够取得更好的汇报效果。比如，向领导汇报某件事情的做法，既可以按通常习惯，先介绍干这件事情的经过，再介绍干这件事情的结果（效果）；也可以按反常的思维习惯，先介绍结果（效果）再介绍取得这样效果的做法。两者比较，后者的效果更好——能先声夺人，吸引看材料的人认真读下去。如果拿着汇报材料向领导作口头汇报，用后一种思维习惯介绍，还会有试探作用——试探领导对其是否感兴趣。
其次，要注意材料内容之间的逻辑关系。逻辑关系包括：因果关系、并列关系、递进关系、条件关系等等。如果汇报材料能够把材料之间的逻辑关系表述清楚，那就能够帮助阅读汇报材料者扫清阅读的思路障碍，准确把握汇报材料所要传达的有关信息。
如何理清思路？最常用的办法是反复推敲，列出提纲。列提纲要由大到小，一级标题下要有二级标题，二级标题下面要有三级标题……提纲列得越详细，汇报起来思路就会越清晰。列出不同级别的提纲，一定要注意它们相互之间的逻辑关系。如果上下级别的提纲是推论关系的，还要考虑它们是否具有推出的必然性。在同级标题之间，还要注意它们是否具有不相容的关系，如果出现了全同、交*、包含或被包含的关系，就表明提纲之间存在着逻辑混乱，必须修改，不然就会把思路搞乱。如果前后内容存在一定跨度，在内容转换的时候，一定要使用过渡句，使内容衔接自然，反之，则容易使听汇报的人觉得突兀，跟不上汇报者的思路。
二、重
“重”就是重点突出。一般来说，汇报材料的内容通常包括：工作开展情况、主要做法及成效、存在问题及今后的打算等几个方面，但面面俱到往往事倍功半。汇报材料要突出重点，就要做到有“点”有“面”。“点”就是重点，应当展开讲、深入讲；“面”是非重点，在汇报材料里，只是起辅助性说明性的作用，应该适当浓缩。
写汇报材料应当根据什么标准来确定汇报重点呢？一般情况下，以下两条可以作为确定重点的依据。
第一，凡是符合上级领导听汇报意图的，就是汇报材料的重点。任何工作均有轻重缓急，上级领导听取下级的汇报，总有一定的目的性，对汇报内容、汇报时间、汇报形式、汇报范围等，都会有明确要求。撰写者必须深刻领悟上级意图，仔细揣摩这些要求，必要时还可通过其他信息渠道，更广泛更深入地了解上级领导近来重点关注的是什么、重点抓的工作是什么。这就可以有的放矢，做到上级不关注的不汇报，上级已经了解的不汇报。
第二，凡是能够突出自我特色的，就是汇报材料的重点。如果汇报材料没有特色，丧失自我或少了自我，汇报也就没有个性，自然也就失去了本来的意义。要突出特色就要做到常规性的内容不讲，与别人相同的内容不讲。只有从本单位的实际出发，选取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能达到“人无我有，人有我强”的效果。“特色”不仅指工作成绩、成功经验，也包括在工作中发现或出现的新矛盾，以及对问题的新思考。这种新思考，可以通过对特定问题所选取的汇报角度或站位的高度来体现。
汇报材料如何做到重点突出？
一要围绕重点展开叙述或论证。汇报材料要有思想、有见解，才能够给人以启发，使人听了豁然开朗产生兴趣。汇报材料的思想性，体现在材料、事例和阐述的道理之中。分析问题要有理有据，要有深度，不要做肤浅的表面文章。汇报材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用数字说明的问题，一定要把有关数据写清楚。数字虽然枯燥，但能增强材料的说服力，在说明问题上，具有用文字叙述所不可替代的作用。对一些较为抽象的数字，有时还必须采用折算的方法，让数字变得具体可感。比如，有人在介绍黄河时说：“黄河每年带起的泥沙16亿吨。”“16亿吨泥沙”到底是一个多大的数字，许多人心中不一定有概念。为了让听者理解这个数字，如果改成：“黄河每年带起的泥沙16亿吨。若用这些泥沙来修建一条高一米、宽一米的防护堤，那这条防护堤便可以环绕地球27圈。”这样一折算，抽象的数量“16亿吨泥沙”，刹那间就变得那样的具体可感了，汇报的亮点也就能为之一闪。
二要把握重点抓住要害和实质。抓住本质，就要少讲过程性的东西，多讲实质性的东西。要杜绝简单的材料堆砌，防止表面化，要把深层次的东西写出来。比如某人在汇报某单位思想状况时说：“……有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其实最终都是在玩自己。”这种说法一针见血地点出了问题的要害和本质，能使人为之一振。
三要详略得当。汇报材料的线索要单一，情节要简单。如果串起材料的线索太多、谈及内容的情节太复杂，听汇报的人不但不容易理出头绪，反而会越听越糊涂。因此，要把多余的线索和过细的情节统统删去。领导听汇报最关心的是工作重点以及处理的结果，汇报要遵循“事不过三”原则，每谈重点，关键事项最好只谈一件，通常不要超过三件——这是许多人的经验之谈。认知心理学的实验结果也表明，主要论点多于三到五个时，人们便不容易领会。这倒不是说讲完三个论点就坐下完事，而是把复杂的想法归纳成三到五个方面以抓住事物本质。
在语言运用上，叙述要简明，切忌冗长啰嗦，千万不要从文件、报纸上大段地抄录引用，这样容易把有用的东西淹没在废话、套话之中。用词要做到朴实无华通俗易懂，不要使用生僻的语词，要多用大众语汇，尽量口语化。这样汇报起来显得自然、流畅。在句式上，要多用短句。用短句既便于说，又便于听，而且干脆有力，节奏感强。
三、实
“实”就是实事求是。写汇报材料要做到实事求是，需要注意两点：
第一，要准确可靠。汇报要寻找那些实在的、新鲜的、有价值的东西，但必须讲真话、讲实话、讲心里话。汇报的情况要准确无误，不允许有任何虚构，也不允许夸饰拔高甚至张冠李戴移花接木，不能把道听途说的东西作为事实写入汇报材料。对汇报材料所涉及的重要数据，一定要反复核实，科学论证，不可想当然随意虚报。在评价事件或人物的时候，要恰如其分；汇报经验要避免脱离群众、脱离现实、脱离整体观念。
准确可靠，要求所举的事例，除要符合客观实际以外，还必须要具有广泛代表性，能反映事物的本质。如果是没有广泛代表性，不能反映事物本质的东西，即使它在事件的发展过程中是真实存在过的，也不能拿来作为例证，因为这样的事例只是事物发展中的非主流、小插曲而已，绝非事物的真实面目，用这样的事例作论据，不会有说服力，会犯论据不足的逻辑错误。
第二，要喜忧皆报。领导听汇报，既是了解情况，也是研究问题。无论“喜”或“忧”，领导都会认真对待。说不定你的“忧”，有时候正是领导所关注的热点问题、焦点问题。因此在汇报情况的时候，要做到喜忧皆报，不能报喜不报忧。怎样做到喜忧皆报呢？
一是报喜要报够，勿揽功。报喜只有报够了，才能让上级全面了解过去决策的真实效果。报喜报得很深透，对领导研究工作会有启发，有利于上级今后工作的再决策。如果报喜不够，既不利于领导认识过去决策的实际情况，也不利于上级了解下级，在一定情况下也会影响上级对典型经验的推广和利用。必须注意的是，在报喜的时候，界限一定要拿捏适当，不要夸大吹牛，不要把一切成绩都攫为己有。要分清所取得的成绩，哪些是上级的，哪些是本单位的。属于本单位的，又要分清哪些成绩是属于哪些领导、哪些部门的。只有把功劳分清了，才有利于帮助上级总结制定工作方针政策的经验，提高工作效率；有利于本单位内部的团结，增强内部的凝聚力，提高单位领导的号召力。
二是报忧要报透，勿推卸。报忧要报透，就是要把工作不足或缺陷完全地实事求是地向上级说清楚。丑媳妇总要见公婆。对工作中所出现的失误和不足，要按照要求进行汇报，即使是丢面子伤筋骨的事情也得汇报。在汇报这些失误和不足的时候，不要轻描淡写，不要避重就轻，更不能遮丑护短隐瞒遮掩。报忧要报透的作用，既可以帮助自己总结工作经验教训，防止以后再出现类似的错误；也可以提醒上级以后在制定方针政策的时候应当注意什么。在汇报这些失误和不足的时候，要敢于承担责任。既不能一切往下推，责怪这个部门不负责，那些群众不努力；更不能一切往上推，怪上级这项政策不完善，那项制度不严密。
如何在日常工作中挖掘新闻信息线索
如何在日常工作中挖掘新闻信息线索？基层的同志更有感触，认为小庭院里跑不出千里马，小单位难有轰轰烈烈的大新闻。常言说，“巧妇难为无米之炊”，要想饭烧菜的好，材料一定要好。小单位里真的就没有好材料了？事实并非如此。其实，越是基层，越靠近百姓，越了解民生，新闻信息的鲜活度就越高，关键就看你有没有新闻敏感度，懂不懂得去挖掘。单位里头，经常有这样一些通讯员，似乎很勤快，见到什么就写什么，上边传达什么就报道什么，走路都是跑着走，但却经常成效不明显，写出来的稿子官腔十足，没有百姓语言，只见皮毛不见血肉。关键在于哪里？在于脚动脑没动，皮笑肉不笑，没有抓新闻信息的闪光点，没有抓住“痒痒肉”。
什么是新闻信息的“痒痒肉”？用官方的语言讲就是，就是几个新：新动向、新事物、新成绩、新风尚、新经验、新问题。通俗地讲，叫做“找金子”，意思是要在一堆废石头里找到金子。什么是金子？大家知道，是金子都会闪光，但我认为，闪光不是金子的特性，会闪光的东西很多，不见得都是金子，金子的特性在于其稳定性，真金不怕火炼。你们在找新闻信息亮点的时候，不仅要看哪些材料特别突出，特别与从不同，还要看到其大众化、长效性和持久性。找金子，说来容易，做起来难。我简单给大家点拨一下思路：
第一点思路，要紧跟领导找线索
想写好新闻信息，不能离领导太远。必须卸下思想包袱，只要是为了工作，就不怕别人在背后说长道短。在一个单位里，有价值的新闻信息，往往都是跟领导分不开的，特别是单位一把手的动向，常常是这个单位目光集聚的焦点。反过来说，你的新闻信息写出来，能否投稿，发表后的效果如何，很大程度上都取决于领导的态度。同时，接近领导，也更容易找到当下的时政要点，社会各阶层关注的焦点、热点，因为领导的政治敏感性、所见所闻毕竟和我们不一样。写新闻信息，如果避开与领导打交道这个程序，很难事半功倍：一是写出来的东西可能反映不出你这个单位的主流思想；二是可能与领导的想法、意图不合拍，起误导作用；三是你写的东西文采再好，但如果观点不被采纳，别人不一定就会觉得好。所以说，写新闻信息，要常伴君王怀，与君共舞。如何实现与君共舞呢，我这里有几条建议供大家参考：第一，开会时要跟紧。上级的部署以及单位的决策，很多情况下都是通过会议进行的，一定要争取领导的支持，让他们在开会时带上你。当然，列席会议是有技巧的，会议材料要尽量拿到手，记录要分清主次，目光要瞄准会议的主角。领导的即兴讲话，有时非常具有新闻价值，该记录的千万不能漏掉，有条件的最好在桌上放一把录音笔。还有就是不要听的入神，相片忘了拍。第二，审稿时要跟紧。领导在某次活动的讲话稿出炉之前，一般都会对其进行反复修改，这既是拟稿人思维的结晶，也是领导做出某些决策的过程。这时候，不仅要跟紧领导，还要跟紧撰稿人，因为这正是领导意图“一目了然”的时候。摸清了领导的主要意图，再找到其中的亮点，写出来的信息就会达到“稳、准、狠”的效果。第三，外出时要跟紧。领导外出考察、调研、下乡时，要想办法跟上，特别是领导和群众、企业、基层人员的互动，要记录好，相片要拍好，从中往往能发现站在自己这个层面，很难发现到的问题。我们平时做事情，有时会藏着掖着，害怕领导知道，其实领导心里往往都清楚，只是说不说的问题。站位不一样，领导有领导的高度，一览众山小，我们如果跟着他的思路去考虑问题，角度和高度都不一样。
第二点思路，要善抓细节找线索
细节决定成败，很多新闻信息的线索都隐藏于细节之中。只要多听多看多想，处处留心，时时用心，就可能见微知著，发现事物的闪光点。我在前一段关于解决新闻信息写作下笔难的讲座中，有提到，要眼尖，耳灵，嘴甜，建议大家再回去听一听我当时的讲话录音。挖掘新闻信息线索，一定要记住，要比别人多留个心眼。我以前负责单位新闻信息工作的时候，经常会接触到一些关于执法案件的报道，这类新闻说好写好写，因为出稿率高，但说难写也难写，容易写的干巴巴的，不尽人情。特别是一些小案件，虽然很具有代表性，能起到以案释法的作用，但由于太小，难以被采用。比如，有一次，我们的执法人员发现了一起违法行为，案件很小，仅没收了一些过期物品。由于这起案件极具普遍性，领导交待要登出来，起到警示作用。我当时就找办案人员详细了解细节，从到达经营点到查没物品，统统都问。办案人员的一句话引起了我的注意，原来，在检查时当事人小声说过一句话，他说，你们单位的某某人是我亲戚，而这个某某人当时就在现场。我当时提笔就这样写标题“面对面，他也敢假冒官亲”，官字是加双引号的。当时很顺利地就把这个案例给报道出去了。所以说，不能只盯着宏观上的部署，老盯着大人物的面孔，也要注意到微观上的变化，注意到工作中的细节。
第三点思路，要关注时事找线索
单位的通讯员，有时候存在一个毛病，就是只管低头拉车，不懂抬头看路。只有你单位的工作与时下的大政方针、时事热点合拍，被采用的可能才大。现在新闻媒介很多，网络很发达，只要经常看看最近大报上头版都登了哪些内容、网民都在关注什么事情，了解哪些关系民生的法律法规和重大政策即将出台，等等，应该就能初步把握时事热点、焦点。在这些问题还在争议阶段，没有形成结论之前，能挂的上钩的往往都是新闻信息的线索。同时，要关注“日历表”，一些重要节假日和每年例行的重大活动（如3.15）前夕，往往都是出新闻的好时机。当然，这里有两个要求：一是要注意导向。既要有新闻敏感性，也要有政治责任感，还要有社会正义感。不能什么热就炒什么，要对社会负责，对单位负责，也对自己负责。要注意把握好“度”，就是要做正面的、积极、有益的报道，要明白单位在这项工作中的位置，明白什么时候能报，什么时候暂缓，什么是不能报，千万不要火上浇油，引火烧身。二是在注意时效。就是出手时机要把握住，别等别人版面都安排好了，你还没开张，连“剩饭”都吃不到。
第四点思路，要深读材料找线索
收集到足够的素材后，要仔细研讨、分析，要懂得哪些是重点、哪些是亮点，哪些要详写，哪些要略写，然后才能考虑角度和立意的问题。我个人的方法是，先把材料整理成一个初稿，然后将其中的关键字眼圈出来，再从这些关键词中找到最合适的一个做为主题，集中火力，“大炮打蚊子”，围绕中心作文章。
公文写作中的惯用句式提炼汇总
(一)“抓”字句常见句型有：
(1)抓××，在××××上实现新突破(措施目的)。
(2)抓××，在××××方面下功夫(措施)。
(3)抓××，××××(措施成效/目的)。
“抓”字句常用于围绕“措施、目的、成效”中的任意组合为对象提炼小标题。如：
一抓认识统一，使师生员工都能从相应的“×××”中找到“思想道德坐标”。
二抓方案实施，把全局性活动化为全体性“积极创意行动”。
三抓阶段督导，使各层面活动产生“联动互促作用”。
四抓典型引路，发挥身边榜样的“可比可学效能”。
五抓成效巩固，以“×××”活动促进“全员素质优化”。
该文小标题的形式是“抓+措施，目的”。工作中采取的措施是为了获得预期的目的，作者将措施和目的结合起来提炼小标题，给人的感觉是措施不是凭空而设，提出的目的也不是空喊口号。
再如：
抓学习培训，在“活”字上下功夫。
抓工作保障，在“实”字上下功夫。
抓接访活动，在“深”字上下功夫。
抓“事要解决”，在“情”字上下功夫。
抓宣传引导，在“正”字上下功夫。
该文的小标题紧密围绕措施的内容再针对措施的特点，提炼出了五个小标题。这种小标题的突出之处在于将每条措施的特点用一个字概括出来。
(二)“以××为××”句常见句型有：
(1)以××为××，××工作取得了新突破/新成绩(措施成效)。
(2)以××促进(带动)××工作开展(措施)。
(3)以××为××，在××上下功夫(措施)。
【例】：
一是以贯彻dang的十八大精神为主线，在抓落实上下功夫。
二是以教育培训为突破口，在提高干部素质上下功夫。
三是以加强基础组织建设为目标，在巩固群众路线教育活动成果上下功夫。
四是以提高执政能力为重点，在推进干部监督工作上下功夫。
五是以实施《××××》为契机，在推进××××制度改革上下功夫。
六是以实施“××××”工程为基础，在抓好人才工作上下功夫。
该公文主要围绕工作任务和措施提炼小标题。“抓落实”、“提高干部素质”、“推进干部监督工作”等都是该单位的工作任务和工作目的，要想圆满地完成工作任务，达到预期目的，就需要采取一些手段。所以针对工作任务、目的和措施提炼小标题，让受众一看，就知道该单位今年都做了什么，是怎么做的。
【例】：
1.以稳定为中心，带着感情解决好灾民的生产生活问题。
2.以节水挖潜为重点，不断提高抗旱能力。
3.以优结构、促增收为核心，努力增强综合抗灾实力。
4.以多元筹集为手段，切实解决好抗旱救灾资金问题。
该公文是以目的为主、以措施为辅来提炼小标题的。在写这种小标题时一定要注意中心工作、重点工作、核心工作的区别与联系，否则容易犯都是中心工作或重点工作的毛病。
(三)“正确把握××与××的关系，着力于……”常见的句型有：
(1)做好××工作，需正确处理××与××的关系。
(2)正确把握××与××的关系，在××上搞突破/搞创新。
(3)围绕××，在××上下功夫。
(4)着眼于××，××。
【例】：
一、正确把握统与分的关系，着力坚持服务发展。
二、正确把握纠与建的关系，着力坚持关注民生。
三、正确把握惩与防的关系，着力坚持统筹推进。
四、正确把握点与面的关系，着力坚持突出重点。
五、正确把握破与立的关系，着力坚持改革创新。
哲学上的辩证统一思想适用于各个部门和各项工作，在写作时，如果能从哲学层面上去概括文章小标题则可以增加公文的深度和高度。上例就是从这个角度去提炼小标题，既看到主流，又不忽视支流，使认识不陷入形而上学，使工作开展不发生偏差。
【例】：
第一，坚持和依靠dang的领导，正确把握dang的领导和发挥人大作用的关系。
第二，围绕全市大局履行职责，正确处理服务中心工作和行使法定职权的关系。
第三，监督与支持有机结合，正确处理人大和“一府两院”的关系。
第四，在传承中发展，在创新中继承，正确处理继承好传统和开创新局面的关系。
第五，体现人民当家作主的本质要求，正确处理发挥常委会职能作用与发挥代表和人民群众作用的关系。
这篇公文的小标题也是基于对工作的辩证分析，使受众的认识趋向辩证和科学。在提炼这种小标题时需要作者首先要选择和确定需要辩证思考的内容。
(四)“在××上，力求(实现了)××××”常见句型有：
(1)在××上，力求××××。
(2)在××上，实现了××新突破(新发展、新成就、新成效、新成绩、新进展、新步伐、新提高、新台阶、新局面等)。
【例】：
一、在经营环境上，力求新格调。
二、在经营模式上，力求新品味。
三、在经营成效上，力求新亮点。
这种句型多用于提炼成效，围绕工作的几个大方向(如例文中的“经营环境”、“经营模式”等)，去总结工作成效或目标，如“新格调”、“新品味”等。
(五)“数字+文字”组合有时在提炼小标题时，一些秘书人员愿意从“数字”和“文字”相结合的角度提炼。在提炼时，往往需要针对工作的特点、措施以及成效的共性进行。这种小标题容易给人留下深刻印象，明快好记。但是提炼时要注意内容概括得准确适用，不能为了追求这种效果而一味硬靠强编。如：
【例】：
(1)坚持“三心”、狠抓“三力”、突出“三要”。
(2)坚持“一个中心”，完善“两个市场”，建立“三个体系”。
(3)提供“四个服务”，采取“三项措施”，突出“两个重点”，实现“一个目标”。
【例】：
(1)突出“三建”，加强信访基础工作。
(2)注重“三多”，广泛收集信访信息。
这两例公文就是采用数字和文字相结合的方式提炼小标题。采用这种方法介绍工作经验、阐述问题等，一是利于记忆和传讲;二是条理清晰，使读者对文章内容有了较系统的把握。另外，“数字”的表现形式往往是或递增、或递减、或相同。
公文写作要注意短和精
早在50多年前，毛泽东同志在《反对dang八股》一文中，就要求我们“应该研究一下文章怎样写得短一些。写得精粹些。”对于这个问题，周恩来同志在五十年代也曾中肯地提出：“文字含糊而不清楚，笼统而不明。错杂而不准确；文法混乱而无条理，错误而不通；文义常不合逻辑，更缺少辩证；文风则生硬僵化，不生动活泼。这是今日一般文件的通病。”革命领袖的教诲，虽已过去几十年，但在今天读来，仍亲切入耳，切中时弊。
让我们先来看看两个例子：
抗美援朝初期，由于中国人民志愿军进展神速，加上敌人严密的地面、空中封锁，使我志愿军给养供应出现了严重的困难。当时，志愿军司令员彭德怀同志亲笔给dang中央拟写了一份仅有六个字的紧急电报稿：“饥无粮，寒无衣。”毛泽东同志收到这份电报后，迅即责令周恩来同志采取紧急措施，大批军事物资源源不断地运进朝鲜战场，保证了二次战役的顺利实施。
公元前47年夏，古罗马共和国杰出的军事指挥家恺撒，在率军攻克埃及后，又以迅雷不及掩耳之势挥兵攻打叙利亚，仅用五天时间就击败了本都王子的军队，占领了面积广大的小亚细亚。恺撒此时兴致勃勃地挥笔给罗马政府写了一份战报：“吾到，吾见，吾胜。”
综上两例，彭总电报之精，让人叫绝；恺撒战报之妙，令人称道。二者可谓惜墨如金，言简意赅，堪称军事文书的楷模，也是我们当今公文写作者借鉴的榜样。
那么，当代公文的写作，如何铲除时弊、力求精短呢？
首先，力求主旨单一，切忌内容混乱
有一份××市税务局主送××区税务局关于免税的批复是这样写的：“你区灯泡厂生产的汽车灯泡，由于引进技术和上交管理费等原因，造成亏损。同意你局意见，对该项产品19××年再继续给予免征工商税一年的照顾。期满后立即恢复征税，不得再报减免照顾。”接着，第二段又写道：“希协助该厂采取有效措施解决生产中的问题，改善经营管理，加强经济核算，扭转亏损。”这个批复显然是一文多旨。本来中心是对××区灯泡厂申请免税的批复意见，在第一段已明确表明了市局的态度，此文即应结束。第二段与主旨无关，应该删去。
写作公文要一文一事，主旨单一。如果公文的内容混杂，一文多旨，必然使收文者不得要领，影响公文效力。因此，公文写作者必须在立意、炼题上多下功夫。
其次，力求开门见山，切忌绕山弯水
目前，有些基层单位的公文套话连篇，开头大段不着边际，动辄“在dang中央、国务院有关政策的指引下，在省、地、县各级领导的亲切关怀下，在×××、×××领导的亲自指挥下……”好像不这样写就不足以显示政策的威力和领导的重视，简直就象茹太素“万言挨板子”那样滑稽可笑。这样绕山弯水，还叫什么公文？别林斯基说过：“假如第一行落笔太远，那么这篇论文一定是度话连篇，离题万里；假如第一行就接触事件，那么这篇文章就是好文章。”这个道理，对公文写作同样适用。
“开门见山”是使公文写得集中、精炼、明快的基本技法之一。“开门见山法”又叫“倒悬法”，其特点是先论点、后论据，即从公文的开始，就把结果、结论、目的提出来，然后再讲过程、情况、理由。这种技法，不仅公文一开头要用，而且凡有若干层次或段落的公文，在每个层次或段落也要使用。如果只在公文开头用，而每个大的层次或段落却如“十月怀胎”，经过一个很长的过程才出现结果，这样，公文开头的“开门见山”效果也会大为逊色。
第三，力求干明叶茂，切忌十干一叶
相传北宋诗人王琪，年轻时很自负。一天，他来到竹园赏玩，但见青竹丛丛，枝叶翠翠，不由得望竹生意写出一联：“叶垂千口剑，干耸万条枪。”写后仔细玩味，颇觉得意，便拿给朋友看，得到夸奖后更是自鸣得意，于是将其挂于中堂，并夸下海口：“有能挑剔我一字者，愿以十金相酬。”几天过去了，竟无一人挑剔；王琪见状更是神气万分。谁知到了第八天晚上，苏东坡突然前来串门，看完此联后沉吟不语。王故作谦逊地说：“久仰尊师大名，如雷贯耳。晚生诚望指教一二。”苏轼开门见山地说：“好虽好也，十干一叶。”王琪一听，瞠目结舌，羞愧地摘下了对联。“十干一叶”的故事虽系传说，但苏东坡的批评却发人深省。
今天，在公文写作中，仍然不乏那种空讲道理、空提任务、空表决心、空下结论的文稿。类似有干无叶或干多叶少，使人看来干瘪无味，不着头脑。所以写作公文一定要处理好“干”与“叶”的关系，做到干明，即主旨明确，脉胳清晰：叶茂，即有血有肉，富有生机。这种“叶”，应是充分显示活力的绿叶，要对所占有的材料，无论是整体材料、典型材料、背景材料和对比材料，都下一番精心筛选、裁剪、搭配、装点的功夫。切忌罗列现象，开中药铺。如能这样，即可消除“十干一叶”之弊，达到“干明叶茂”之效。
第四，力求语言简明朴实，切忌种种套话
在一些基层单位的公文中，令人头痛的是套话太多。如象泛滥成灾的“在……下”，层出不穷的“结合”，没完没了的“依据”。言过其实的“亲自”，屡见不鲜的“大力”、“狠抓”、“认真”、“十分”……。某刊物上曾有这样一则关于某电站施工指挥部工程进度简报的《报道》的笑话：“在张指挥长的亲自带领下，整个工地热火朝天，进度加快。工程师、技术员亲自下工地，搅拌工亲自搅拌灰浆，浇注工亲自浇灌坝基，驾驶员亲自运送物资，炊事员亲自炒菜做饭，并将热腾腾的饭菜亲自送到工地……。”此虽是笑料，但在实际中类似的赘语常不乏其例。
莎士比亚曾说：“摹拟算得了什么，猎犬也会追随它的主人，猴子也会效法它的饲养者，马儿也会听从它的骑师。”郑板桥也说过：“学者自当树其帜”。撰写公文，不可能不参考手头占有的各种资料，但不能照抄照搬，只能重新“组装”，寻求文字的最佳组合方式，即自个的东西。公文写作，就是要下一番这样的功夫，而不是老在书报、文件、资料堆里打转转，爬格子，满足于照抄照套，尽搞些“童叟谈五经，白发死章句”。
第五，贵善遣词造句，切忌叠床架屋
在公文写作中，常见的另一种现象就是叠床架屋。重复累赘。归纳起来，大致有如下几种情况：一是内涵不明导致的叠床架屋，如“各位同志们”、“涉及到”、“必须要”、“大浩劫”、“继续进一步”等等；二是外延不明而导致的叠床架屋，如“反映了情况和问题”、“学习有关政策的规定”等等；三是语法意义不清导致的叠床架屋，如“最最坚决拥护”、“非常非常热爱”、“对重大问题要尽快查处”等等；四是非语病的叠床架屋，如“通过学习以后他已认识到……”、“仅一年时间内就实现……”、“截止五月底为止已完成……”等等。这些叠床架屋现象，其病因就是在遣词造句上欠精度和力度。
有两句老话说：“关门闭户掩柴扉，一个孤人独自归。”这话念起来上口，听起来顺耳，造句巧妙，用意幽默。但前后二句各三个词组仅分别说明了两个意思：“关门”、“一个”。它是专门用来讽刺那些行文叠床架屋、重复累赘的，而这种弊端实乃公文写作之大忌。
第六，力求一字千钧，切忌洋洋洒洒
有些文字秘书总是习惯于写长文，一下笔总是洋洋数千言、数万言，仿佛不长，就说得不透彻，讲得不全面，不能解决问题，就显不出自己的开阔思路和写作才华，因而不被上级部门重视和得到领导的青睐。无产阶级的革命导师列宁，对冗长繁杂的文章是深恶痛绝的。他曾给伊克叶诺夫写过这样一段话：“你是否可以设法，送一份关于你们机关情况的简短报告……和你们的简单工作计划。请写得短些，采用电报文体，如果必要的话，可以另加附件。写长了，我根本不看，一定不看。”这句话，应该作为秘书工作者写作公文的座右铭。
古往今来，我国许许多多名人在写作上都十分注意精心推敲，力求一字千钧。欧阳修的母亲去世后，他的弟子苏轼前去吊丧，写了一篇后被世人传颂的祭文，曰：“孟轲亚圣，母教之也；夫人生子如轲，虽死勿憾。尚飨。”祭文用恰当的比喻，高度概括和赞颂了其母的教子有方。全文除去惯用的“尚飨”二字结尾外，正文只有18个字，且措词得体，意味深长，足使死者含笑于九泉而使生者欣慰。又如1938年秋，南洋华侨总会主席陈嘉庚听说汪精卫对日寇有妥协投降的言行，于是一连打了三次电报向汪精卫追查询问，并在新加坡各报上公开发表，引起国内外舆论的广泛注意。11月1日，国民参政会第二次大会在重庆开幕。作为参政会议员的陈嘉庚从新加坡拍去一份仅11字的电报提案：“敌未出国土前言和即汉*。”当时，身为大会主席的汪精卫尽管十分恼火，但也不能不在大会上公开宣读。结果此提案以多数票通过，成为大会的决议案。不久，汪精卫果然从重庆叛逃投敌，当了汉*。陈嘉庚闻讯，再次在各报上痛斥汪的卖国求荣行径。事后，人们均被陈先生的先见之明和忠肝义胆所折服。此电报提案被邹韬奋先生称为“古今中外最伟大的一个提案”。
“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言应当平实、质朴、准确、精当，这就要求公文写作者精心遣词造句，反复推敲权衡，下一番精雕细刻的功夫，以严实、严谨、严密的科学态度，竭力删去一切可有可无的字、句、段，写出言简意赅、短小精当的公文来。
公文写作技巧琐谈
公文写作需要比较丰富的知识、扎实的文字功底、敏锐的洞察力和较强的逻辑思维能力，对于刚刚毕业走上工作岗位的大学生来说，并不是一件容易的事情，对此，我深有体会。刚刚接手文字秘书岗位时，也是战战兢兢、如履薄冰，经过一段时间的学习、琢磨，逐步掌握了一些技巧，能够较好地完成各类文字材料。
从根本上来说，公文写作没有捷径可走，只有靠自己勤学苦练、循序渐进，经过长时间的磨练，最终达到文思泉涌、挥笔即成的理想境界。然而，就我们建行的公文写作来讲，还是有规律可循的。下面，我谈谈个人的实践体会。
一、按照“三三制”原则，迈进写作门槛
公文写作的一个重要特征就是要围绕上级要求、结合本级实际，并摸清下情，这样写出来的文章才能符合上级导向不偏题，才能反映本行特色，实现“人无我有、人有我新、人新我特”，文章有比较强的可读性。
一是把握“上情”。我们要明晰上级行的总体要求及重点工作，一定要做到如数家珍。例如，今年总行、省分行的总体目标是什么，重点工作有哪些，要仔细研读总行、省分行年度工作会议以及夏季行长座谈会的工作报告，做到重点内容心中有数。例如，今年总行把金融生态圈提到了非常重要的位置，需要我们搞清楚什么是金融生态圈，核心要义是什么。今年省分行的目标是什么，一把手工程是哪些业务，重点推进的12项业务又是哪些，将采取什么具体措施推进，这样才能对建行的发展有一个宏观的把握。
二是结合实际。要对本级机构有全面、清晰的认识，积极参加行长办公会、专题会议，知晓本行业务发展状况；充分利用OA系统，阅读本行上报、下发的相关文件，以及省分行财会部及相关业务部门下发的报表、通报，全面了解本行总体发展情况、重点业务发展情况，并形成一个基本判断。对本行重点发展的业务、重点项目，要定期跟踪，掌握进展情况。
三是摸清“下情”。通过参加本行经营形势分析会、行领导调研，掌握基层有哪些工作亮点、提出了哪些意见与建议，部门进行了什么样的反馈，了解基层运营管理情况。通过邮件、Espace软件、电话等方式，加强与基层机构沟通，尽可能掌握第一手资料。
二、通过多方“比较”，提升写作水平
通过与同行中的高手比较、与领导比较，学习他们的拟题、谋篇布局、文字表述、修辞方式乃至看问题的角度等等，博采众长，通过向他人学习，不断充实和丰富自己。自己与自己比较，发现自己的进步，给自己一个“微笑”；发现自己的不足，继续鼓舞、勉励自己。
一是与同行中的高手比较。高手都是经历过一定时间的积累、探索，才达到了一定的写作境界。把自己写的文章跟高手写的同类型的文章进行比较，看人家是怎么写的，究竟什么地方写的好，自己是怎么写的，什么地方写的不好，学习高手的写作方法，可以少走弯路，快速成长。如果条件允许，就某一篇稿子，现场向高手请教，请高手对文章作一个全方位的解读，效果更好。
二是与领导比较。领导是高手中的高手，领导掌握的信息全面、视野开阔，要把领导修改的稿子当宝贝，逐字逐句对照，认真体会领导修改的意图。领导为什么要这样改？这部分内容为什么要删除？为什么要增加这些内容？这个观点为什么要这样提？这样，我们可以掌握领导对某个问题的见解，以及领导的语言表达方式和思维习惯，以便在今后的工作中更好地撰写相关材料。有些同志把领导修改的稿子不当回事，修改后往边上一扔，虽不知，是浪费了提高水平的绝佳机会。
三是自己与自己比较。我们都在进步，只是有些人进步的比较明显，有些人进步的缓慢一些罢了。一方面，要认识到自己的进步，不断地鼓励自己，如果看不到自己的进步，一味地否定自己，只会形成写作——否定——再写——再否定的恶性循环，长期以往，便没了兴趣，没了动力，就更别提水平的提高了。另一方面，要保持一颗的积极进取之心，以更高的标准要求自己。我们面对的是一个日新月异的社会，写作必须与时俱进，不断更新自己的知识，掌握当前的重点、热点、难点工作，从选题立意、谋篇布局到素材选择、语言表达，都要不断地更新，向着更高质量、更好水平迈进。
三、树立“卓越”标准，迈向写作新境界
文章是改出来的，笔杆子是摸出来的，人才是摔打出来的。好的文章绝不可能是一遍即成，即使是“笔杆子”们写文章，也是多次推敲修改，方才定稿。我们以“笔杆子”的水准要求自己，追求“卓越”，具体如何做到呢？
一是坚持。写文章需要有坐得住冷板凳的耐心，要勤积累、勤练笔、勤比较，要心无旁骛、专心致至。作家格拉德维尔提出了10000小时定律，即10000小时的锤炼是任何人从平凡变成大师的必要条件。当不想坚持、坚持不下去的时候，想想离自己的目标有多远、离10000小时有多远，或许就坚定了坚持下去的信心。
二是敏锐。保持对知识渴求的心态，积极接受新生事物、学习新的知识，并把学到的知识及时消化并运用到写作实践中。富有主动性和创造性，要善于把上级大政方针和本地实际结合起来，把原则性和灵活性结合起来，把贯彻领导意图和发挥个人主观能动性结合起来，打破传统思维，形成个人写作风格。
三是严谨。公文有一定的政策导向或行政命令性质，严谨是最重要的特征，从词句、表达乃至标点，丝毫不能懈怠。遣词造句务必审慎，不能出现病句、歧义等情况。在日常工作中，要培养形成严谨的工作作风，写完一个长句子，自己检查一下，主谓宾搭配是否恰当，表达是否完整，避免出现了解背景的人看得懂，不了解背景的人看了一头雾水的情况。另外，跟大家分享一个做法，就是针对比较重要的文稿，在交给领导审阅之前，自己先打印纸质稿，通篇阅读检查一遍，从标题、布局、词句到标点符号，把细节方面处理得更加完善一些。
写好文章需要持续不断地学习，积累各方面的知识。最后，以英国哲学家培根的名句与大家共勉：读史使人明智，读诗使人聪慧，演算使人思维精密，哲理使人思想深刻，伦理学使人有修养，逻辑学使人善辩。
公文的5W1H——兼谈如何克服公文“模板”依赖症
工作中常有学员问我：我一写公文，就习惯于从网上找“模板”，一旦离开了“模板”就不知道怎么动笔了。我回答是：你患了公文“模板”依赖症。那么如何克服这个毛病呢？正好，我总结了公文的“5W1H”，也许对这些朋友有所帮助。然后，再回答如何克服“模板”依赖症。
写公文的同志，可能学习过新闻。知道新闻的6要素，就是新闻主要构成因素和单元。这个概念在19世纪80年代由西方新闻界首先提出，包括：何时（WHEN）、何地(WHERE)、何人（WHO）、何事(WHAT)、何故(WHY)、如何（HOW），用英文字头简称“5W1H”。所谓“5W1H”，也就是说，在什么时间、什么地点、什么人，做了件什么事，以及这件事的起因经过、结果。一篇新闻报道，不管它是消息也好，还是通讯、特写也罢，一般都包括这六个要素。其中，一句话新闻最能集中体现六要素，可谓“麻雀虽小，五脏俱全”。
比如，2014年7月3日早晨，网上有这么一条“一句话新闻”：“应大韩民国总统朴槿惠邀请，国家主席于7月3日至4日对韩国进行国事访问。”我们运用新闻的六要素分析一下：“应大韩民国总统朴槿惠邀请”，是何故，也是起因；“国家主席”，是何人；“于7月3日至4日”，是何时；“对韩国进行国事访问”，是何事。新闻的六个要素，这条新闻中有4个。因为这条新闻发布在访问之前，其它两个要素还没发生，不可能涉及。
其实，公文中也有“5W1H”，我们平时在写公文时，也经常使用这六个要素。只是在公文写作中不这么讲而已。比如，我们写这样一个简单的会议通知：
关于召开群众路线教育实践活动动员大会的通知
局机关各dang支部：
遵照市委统一部署，为了开展好dang的群众路线教育实践活动(何故)，局dang委决定，6月28日上午9时(何时)在局机关大会议室(何地)召开机关dang的群众路线教育实践活动动员大会(何事)。请各支部书记带队，组织本支部全体dang员和干部群众(何人)着正装提前10分钟按时参加，在指定位置就座(如何)。
局dang委办公室
2013年6月27日
这样一个字数不多的会议通知，只用五个W和一个H，就完整地体现了为什么要召开会议、会议的内容、时间、地点、什么人参加、对与会人员的要求等等。“5W1H”，既是一则新闻的最基本要素，也是一篇公文的最基本要素。各要素之间协同合作，互相说明，互相补充完善，结构成文章。
也许有人会问：把新闻的“5W1H”延伸、运用到公文中去，具体有什么作用呢？
一、运用“5W1H”，可以帮助我们构思公文
当你写公文列提纲时，可以把这六个要素逐一写出，六个要素就是六个问题，然后对这些问题一个一个地回答。在自问自答的过程中，你还需要根据领导意图和工作需要，认真思考一下，在所有的问题当中，主要问题是什么？这个主要问题，就是你写作的重点所在。如果你写的是领导讲话、论文之类的文章，主要问题就相当于中心论点；如果你写的是工作总结、述职报告之类的文章，主要问题就是你花费笔墨之处。当问题的答案都想出来了、写出来了，对于应该首要写什么，次要写什么，再次写什么，你就胸中有数了，提纲就基本列好了。
当然了，也不是任何公文都要求六要素齐全。公文毕竟不同于新闻。公文写作，最重要的是何事、为何、如何。何事，也就是要做什么工作，这项工作的具体内容是什么；为何，是为什么要做这项工作，开展这项工作有什么意义、重要性；如何，是怎样做好这项工作，对开展这项工作有哪些要求。比如，布置指导工作的通知、意见、方案、工作要点以及述职报告、领导讲话稿、典型经验材料等大型公文材料，何事、为何、如何，这三个要素是不可少的。
二、运用“5W1H”，可以帮助我们组织会议材料
组织会议过程中，会议材料最为重要。比如下面这个会议议程就包括三个重要材料。
群众路线教育实践活动动员大会会议议程
1.局dang委副书记宣读《实施方案》
(实施方案的重点放在“何事”上，同时涉及“何人”、“何时”，即主要讲群众路线教育实践活动的内容、步骤）
2.局dang委书记做动员报告
（动员报告的重点放在“为何”、“如何”上，即主要讲群众路线教育实践活动的重大意义、对开展活动有哪些要求）
3.市委督导组组长讲话
（市委督导组组长讲话的重点是介绍督导组的职责任务“何事”，并从督导工作的角度对开展活动提出要求，这是另外一个版本的“何事”、“如何”）
上面是会议的三个材料，每个材料只涉及到“5W1H”六要素的一两个或两三个要素，它们既独立成篇，又相互配合，从而形成了会议的系列材料。
三、运用“5W1H”，可以帮助我们鉴赏公文
上面我们说过，“5W1H”这六个要素就是六个问题。平时，我们在阅读文件时，特别是阅读中央、省、市文件以及本单位的材料时，要带着“问题意识”去研读。所谓“问题意识”，就是发现并提出问题、分析问题、解决问题的意识。在这个过程中，提高我们发现、分析、解决问题的能力。研读，不是一目十行，不是看报看题、看书看皮式的泛泛而读，而是边阅读边思考，看看文件都涉及了哪些问题，又是怎样提出并回答这些问题的。这样，既学习了大笔杆子写公文的经验，又找到了自己的差距。坚持下去，就会无形中提升公文鉴赏和写作水平。
也许，有的人会说，我不知道究竟该怎样发现并提出问题？其实，“5W1H”这六个要素，就给了我们一个发现并提出问题的方法和路径。学会并且经常运用这六个要素，就会使我们养成良好的习惯，增强“问题意识”，提高我们发现、分析、解决问题的能力。这个能力，即是工作能力，体现在公文等材料中，就是写作能力。
现在，我尝试着运用公文的“5W1H”，来回答如何克服公文模板依赖症的问题。我有三点建议：
其一，要以“自己动手”为主，以“借助模板”为辅。毛主席说过，我们要以自力更生为主，以争取外援为辅。对公文写作来讲，“自力更生”，就是自己动手写；“争取外援”，就是借助网上“模板”。这位朋友之所以患上了公文模板依赖症，是因为他把“主”“辅”颠倒了。怎么办？把颠倒了的再颠倒过来！别无他法。
有的同志之所以患了公文模板依赖症，可能还有两个原因。一个原因是懒汉思想作怪。他们嫌写文章费脑筋、太辛苦，总幻想着既不付出努力，又能写出文章来，不愿意“自己动手”。还有一个原因，是不自信，有畏难情绪。他们可能对公文写作的基本知识知之不多，觉得写文章是一件很难的事情，因此不敢、也不会“自己动手”。其实，对于学习写文章，毛泽东同志早就说过，“入门既不难，深造也是办得到的。只要有心，只要善于学习罢了。”人们说，“能写会说是干部的一项基本功”。“能写”指的就是写文章。只要我们克服掉懒汉思想、畏难情绪，不依赖公文模板，树立信心，“自己动手”，多写多读，假以时日，就一定会逐步学会写文章，掌握“能写”这项基本功。
其二，要“先公后文”，“公文兼修”。什么是“公文”？《dang政机关公文处理工作条例》的定义是：“dang政机关公文是dang政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻dang和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。”这自然是“公文”权威的解释。我曾经以自己的经验，解释过“公文”这个词语。什么是“公文”？我以为，“公文”这个词，分解开来就是“公”字和“文”字。“公”者，公事，办公，工作，是“文”内容；“文”者，文章，文书，是“公”的文字载体。因此，我一贯主张，要“先公后文”，“公文兼修”。
所谓“先公后文”，就是首先从做好工作入手，解决“写什么”的问题。一些刚刚走上工作岗位，或者是调整到新工作岗位的朋友，之所以写公文时依赖模板，一个重要的原因，就在于对新工作比较陌生，不知道该“写什么”。
我建议这些朋友，要了解、熟悉本职工作的具体内容，了解、熟悉工作涉及的理论、法规、政策，了解、熟悉办公的规矩、程序、方法，把主要精力放在熟悉乃至精通本职工作上，力争成为工作领域的行家里手。其次，解决“怎么写”的问题。其实，“写什么”的问题解决了，“怎样写”的问题，就会随之迎刃而解。我的经验是，干什么写什么，怎么干的就怎么写。再次，运用我们学习的公文写作的基本知识，对我们写的东西予以规范，我们就逐步学会写公文了。这就叫“先公后文”，“公文兼修”。
其三，从“小处着手”，从常用公文文种入门。对于初学者来讲，学习公文写作，还有一个“怎样学”、从何处入门的问题。大家都知道，公文有很多文种。按照2012年颁布的《dang政机关公文处理工作条例》，基本上有以下十五种：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中，对于基层单位的同志来讲，在日常工作中经常使用的，不过六七个文种。如果按使用的频率来排序的话，它们大概是：通知、报告、函、请示、批复、纪要、意见等。因为这几个公文文种使用频率较高，作者锻炼写作能力的机会就多一些。并且相对来讲，这几个文种也比较容易写一些。在上文，我引用了毛主席关于写文章“入门既不难”的经典语录，毛泽东主席强调“要有心，善于学习”。我理解，毛泽东主席讲的“有心”，就是有信心，有恒心。“善于学习”，就是要寻找学习的方式、方法和窍门。在这里，我向初学公文的朋友，介绍一个“善于学习”的“窍门”：从“小处着手”，从常用公文文种入门。先写一些会议通知之类的小材料，再逐步向中型、大型材料过渡，这样，从小处入手，由易到难，就会一步步地培养起自己独立写作的能力。
工作报告中层次标题如何展开
大凡公文中所说的标题主要有两种：一种是公文本身的标题。根据中办发〔2012〕14号《dang政机关公文处理工作条例》中的表述，“标题由发文机关名称、事由和文种组成。”按照此义，这里的标题应是指公文的总标题，也有人称之为题目、名称、大标题或主标题（有主标题时，还带有副标题）。另一种就是层次标题。即在标题前面加上等级序号，包括一级标题、二级标题、三级标题，甚至更多级标题。有的层次标题带序号，有的不带序号，不带序号的称为“段首句”。有的不分段落，只是叙述中的一个层次，用“一是”“二是”或“首先”“其次”来表示。不管是哪一级标题，也不管是以何种形式出现，通常称为层次标题。也还有人不分层级，笼统地称之为“标题”。本文所说的标题也好，层次标题也好，都是针对各级标题而言的。
一、层次标题展开问题的提出
工作报告的写作，还有总结性材料的写作，实际上包含着与层次标题拟写相反的过程，即层次标题的展开。层次标题的拟写是对材料进行概括、归纳的过程，即：分析材料→归纳材料→提炼标题（笔者曾在《应用写作》2014年第6期撰文谈到这个问题）；而层次标题的展开是对主题进行逐层分解、演绎的过程，即：分析标题→分解标题→运用材料。从过程上看，层次标题的展开与拟写正好相反，而这两个过程结合在一起，刚好形成一个闭循环。很多写作者往往只知道或者只关注拟写层次标题的过程，却不清楚或者忽略展开的过程，有的也只是无意识地实践层次标题展开的过程。
很多人在写工作报告时，往往只关注分析材料、拟写标题、形成提纲等环节，然后根据“观点+事例”的做法完成材料写作，习惯于把注意力放在对各级标题的拟写、事例的表述等环节上，缺乏对各级标题的层次、逻辑关系进行分析，缺乏对每个层次标题的结构、表达重点进行剖析，这就忽略了对层次标题展开的考虑。
这种简化了的写作过程，虽然也能完成公文的写作，但是忽略了对层次标题的分析、分解等过程，直接的影响是不一定能够保证公文结构的合理性、完整性和严谨性。尤其是在初稿完成后的审查修改时，或者根据别人拟定的纲目写作时，如果不考虑各级标题的拟写角度、切入点、概念外延、上下级包含关系等展开问题，很可能导致分析问题不全面、结构残缺，甚至文不对题。
因此，层次标题展开的过程是客观存在的，而且是非常重要的，只是有些人忽略了这个过程，导致一个完整的公文写作过程少了一半，公文的质量自然难以保证。
二、层次标题的展开方式
标题有单标题和复合标题，层次标题也有对应的两种形式。单层次标题是由单独一句话组成的标题，句中没有标点符号，如“机关作风建设明显加强”就是单标题。复合层次标题是由至少两句话组成的标题，有前半部分和后半部分之分，用标点符号隔开，非常明显，如“下大力整治‘四风’问题，机关作风建设明显加强”。有些单层次标题虽然句中没有标点符号，但也有前半部分和后半部分之分，如“把加强人才建设作为长远发展的基础工作来做”，其中“加强人才建设”是前半句，“长远发展的基础工作”为后半句。下面以复合层次标题和部分单层次标题展开的方式加以说明：
（一）按层次标题的前半部分展开
例1：某单位关于人才建设工作报告中的一个层次标题“把加强人才建设作为长远发展的基础工作来做”，展开的下一层次标题是：
1.广泛选拔人才2.大力培育人才3.合理使用人才4.持续激励人才
这四个同层次标题是根据上一级单层次标题的前半部分展开的，反映的是如何加强人才建设问题。
例2：某单位思想教育工作报告中的一个层次标题“积极创新教育方法，用生动活泼的形式增强教育的吸引力和感染力”，展开的四个下一级标题是：
1.把dang史搬上讲台，在传承历史荣誉中增强教育的吸引力和感染力
2.用环境陶情励志，在构建精神家园中增强教育的吸引力和感染力
3.让群众担当主角，在相互交流启迪中增强教育的吸引力和感染力
4.引科技进入课堂，在改进施教手段中增强教育的吸引力和感染力
这四个同一层次的标题是根据其上一级复合层次标题的前半部分来展开的，具体反映如何创新教育方法。
（二）按层次标题的后半部分展开
例3：某单位机关工作报告的一个层次标题“以履行职能为根本，实施了强有力的工作指导”，展开的下一层次标题是：
1.加强计划指导，确保各项工作整体推进
2.实施重点指导，确保大项工作协调发展
3.坚持法规指导，确保日常工作规范运行
从该例的上一级标题看，“以履行职能为根本”是着眼点，“实施了强有力的工作指导”是工作内容，为了反映在工作指导上所做的工作，下一层次标题对后半部分进行了展开。
（三）层次标题的前半部分和后半部分同时展开
例4：某单位管理工作报告中的一个层次标题“大力加强‘八小时以外’的管理，积极倡导争做认真负责的监管人”，展开的下一层标题如下：
1.留心交往圈，做监督管理的“细心人”
2.盯紧生活圈，做监督管理的“铁面人”
3.把住工作圈，做监督管理的“监护人”
从上一级标题看，前半句和后半句反映的都是工作方法，都有展开的空间，为了把好的做法措施反映出来，下一层次标题就同时展开了前半句和后半句。
三、层次标题展开应注意的问题
如何准确合理展开层次标题，有两点应引起重视：
（一）选取合适的展开角度
层次标题从哪里展开、如何展开，主要取决于内容和表述的需要。不管是层次标题的前半部分也好，后半部分也好，亦或是单独一个部分，要考虑其重点在哪里、想展开什么、哪些容易展开、哪些不能展开等问题。通常情况下，层次标题的重点往往是需要展开的地方，比如工作报告的层次标题肯定要涉及工作内容、方法、步骤、措施等，这些往往是层次标题的重点，也是容易展开的地方。比如：例一中的“积极创新教育方法”是从方法角度来展开的，例二中的“加强人才建设”是从措施角度来展开的，例三中的“实施了强有力的工作指导”是从内容角度来展开的，例四中的“大力加强‘八小时以外’的管理，积极倡导争做认真负责的监管人”是从方法或措施的角度来展开的，也就是说层次标题中的工作内容、方法、步骤、措施等是容易展开的。但是，对于带有“目标性”“根据性”“基础性”的陈述内容是不好展开的，比如例二中的“作为长远发展的基础工作”、例三中的“以履行职能为根本”等，这些都是集中到“点”上，好比“点状目标”，是不适宜展开的，比如说“针对……”“立足……”“把……作为着眼点”“把……作为落脚点”等类似的内容不好展开，写作者应做到心中有数、有的放矢。
（二）掌握统一的展开标准
同一级标题的展开应该是一个标准，最忌标准不一、凌乱无序。比如某单位工作报告有这样一组标题：“瞄准基层难点问题，狠抓基层后勤建设”。这个标题反映的重点应该在后半部分，即如何狠抓后勤建设，应该重点反映“做法”。作者是这样展开：
1.改善了单位的生活设施（此条既不是做法，也不是内容，而是反映取得的“成绩”）
2.改善了单位的文化设施（此条的问题同上条，而且文化不属于后勤的范畴，超出了上一层次）
3.为经费紧张的单位解决了部分经费（此条反映的是“做了什么”，与上两条不同）
4.加大为基层办实事的力度（此条反映的是做法）
从该例看，同一层次的四个标题，有的反映的是“成绩”，有的反映的是“做了什么”，有的反映的是“做法”，表述的方向不一致，展开的是五花八门，显得很凌乱，原因是展开时没有统一的标准。只要大家留意一下，这样的例子俯拾即是。
刍议公文小标题的提炼
公文小标题也叫撮要句，在公文中恰当使用小标题具有重要的作用，它可以增强公文主旨的显明性，使其突出醒目；它可以增强公文的层次性，使其条理清楚；它可以增强公文的易读性，使其易于阅读。小标题既然有这么重要的作用，那么如何才能提炼出一些符合公文主旨、准确简明的小标题呢？笔者通过案例分析法，阐述提炼小标题的常见角度及句式。
一、小标题常见提炼角度
（一）围绕“措施”提炼小标题。当本单位在做某专项工作或日常工作时，采取了行之有效的、有特色的、创新的举措，这时在写总结、报告、经验材料、工作研究等文章时就可以从这个角度去提炼小标题。如：
【例一】（一）抓力度，领导重视到位。（二）抓指标，目标考核到位。（三）抓合力，综合协调到位。（四）抓制度，责任追查到位。（五）抓素质，队伍建设到位。
这篇公文的小标题就是围绕措施展开提炼，通过这“五抓”就能鲜明地把本单位一年来工作的主要措施呈现在受众面前。
（二）围绕“措施+目的”提炼小标题。每项工作都有不同的目的，目的不同，也就决定了措施的不同。此时就可将二者结合起来提炼小标题。这种方法较适用于讲话稿、总结、报告等大型材料写作。如：
【例二】（一）全面调查摸清底数，确保重点工作对象。（二）认真开展学习教育，奠定政治思想基础。（三）全面组织考察验收，确保评议dang员质量。
这篇总结从措施和目的入手，提炼出了三个小标题，每个小标题中，前半句是措施，后半句是实施措施的目的，这样一写，很容易让上级领导知道该单位采取的措施以及采取此项措施的目的。再如：
【例三】一、提高认识，加强领导，夯实国土专项资金管理工作基础。二、加大力度，突出重点，确保国土专项资金自查工作成效。三、强化整改，重在落实，推进国土专项资金管理工作发展。
这篇公文也是围绕措施和目的展开提炼，值得强调的是，这个小标题形式可以概括出一个模式：“一是提高认识，加强领导……。二是加大力度，突出重点……。三是强化整改，重在落实……。”对于这个形式，如果没有“夯实国土专项资金管理工作基础”、“确保国土专项资金自查工作成效”等补充内容就是空话、套话，但是加上后文就显得充实、实在。
（三）围绕“措施+成效”提炼小标题。在工作中，由于措施得当，取得了很好的成绩，这时在经验性的总结、调查报告、讲话及汇报材料等文章中就可以从这个角度去提炼小标题。如：
【例四】一、以干部“三讲”为龙头，搞好dang性dang风教育，形成了“率先示范”效应。二、以师生员工多层面“三讲”为主体，抓住关键性环节，形成了“同频共振”效应。三、以“系列三讲”教育为动力，推进各级dang组织的建设，形成了“核心辐射”效应。
这篇公文就是将措施和成效结合起来提炼小标题，使措施和成效相互照应，彼此印证，给人的印象是该单位的措施有效，成效显著。
（四）围绕“成效”提炼小标题。获得成效是一个单位工作的主要目的，也是完成工作的最好体现。所以在一些材料诸如成绩总结、报告等文章中就可以从这个角度去提炼小标题，用以突出成效。如：
【例五】一、齐抓共管，统筹解决人口问题实现新突破。二、以人为本，优质服务体系建设实现新突破。三、规范执法，依法治育实现新突破。四、注重特色，生育文化建设实现新突破。五、强基固本，基层基础工作实现新突破。六、奖扶并举，计生利益导向实现新突破。七、爱岗敬业，计生队伍整体素质实现新突破。八、创新载体，计生协会工作实现新突破。
该文小标题虽然也有措施的阐述，但以突出成效为主，连续用了八个“新突破”，使上级领导一看小标题就知晓了下级单位在工作中取得的主要成绩。
（五）围绕“问题”提炼小标题。公文是为事而做，从发现问题到解决问题是公文的本质体现，而及时发现和认识问题也是干好工作的前提。在工作中，随着形势政策的变化、工作的深化，问题也逐渐出现，这时可以将问题归类拉条列举出来作为小标题。
【例六】批评自己轻描淡写，避重就轻。批评他人拐弯抹角，浮光掠影。批评领导巧言粉饰，阿谀奉承。批评中讲成绩多，摆实际问题少。
该文就是从工作中分析和挖掘问题，并将问题作为小标题置于显要的位置，直曝问题，针对性强。
二、小标题常用句式
（一）“抓”字句。常见句型有：（1）抓××，在××××上实现新突破（措施目的）。（2）抓××，在××××方面下功夫（措施）。（3）抓××，××××（措施成效/目的）。“抓”字句常用于围绕“措施、目的、成效”中的任意组合为对象提炼小标题。如：
【例七】一抓认识统一，使师生员工都能从相应的“三讲”中找到“思想道德坐标”。二抓方案实施，把全局性活动化为全体性“积极创意行动”。三抓阶段督导，使各层面活动产生“联动互促作用”。四抓典型引路，发挥身边榜样的“可比可学效能”。五抓成效巩固，以“系列三讲”活动促进“全员素质优化”。
该文小标题的形式是“抓+措施，目的”。工作中采取的措施是为了获得预期的目的，作者将措施和目的结合起来提炼小标题，给人的感觉是措施不是凭空而设，提出的目的也不是空喊口号。再如：
【例八】抓学习培训，在“活”字上下功夫。抓工作保障，在“实”字上下功夫。抓接访活动，在“深”字上下功夫。抓“事要解决”，在“情”字上下功夫。抓宣传引导，在“正”字上下功夫。
该文的小标题紧密围绕措施的内容再针对措施的特点，提炼出了五个小标题。这种小标题的突出之处在于将每条措施的特点用一个字概括出来。
（二）“以××为××”句。常见句型有：（1）以××为××，××工作取得了新突破/新成绩（措施成效）。（2）以××促进（带动）××工作开展（措施）。（3）以××为××，在××上下功夫（措施）。如：
【例九】一是以贯彻dang的十七大精神为主线，在抓落实上下功夫。二是以教育培训为突破口，在提高干部素质上下功夫。三是以加强基础组织建设为目标，在巩固先进性教育活动成果上下功夫。四是以提高执政能力为重点，在推进干部监督工作上下功夫。五是以实施《公务员法》为契机，在推进干部人事制度改革上下功夫。六是以实施“五个一百”工程为基础，在抓好人才工作上下功夫。
该公文主要围绕工作任务和措施提炼小标题。“抓落实”、“提高干部素质”、“推进干部监督工作”等都是该单位的工作任务和工作目的，要想圆满地完成工作任务，达到预期目的，就需要采取一些手段。所以针对工作任务、目的和措施提炼小标题，让受众一看，就知道该单位今年都做了什么，是怎么做的。再如：
【例十】1.以稳定为中心，带着感情解决好灾民的生产生活问题。2.以节水挖潜为重点，不断提高抗旱能力。3.以优结构、促增收为核心，努力增强综合抗灾实力。4.以多元筹集为手段，切实解决好抗旱救灾资金问题。
该公文是以目的为主、以措施为辅来提炼小标题的。在写这种小标题时一定要注意中心工作、重点工作、核心工作的区别与联系，否则容易犯都是中心工作或重点工作的毛病。
（三）“正确把握××与××的关系，着力于……”。常见的句型有：（1）做好××工作，需正确处理××与××的关系。（2）正确把握××与××的关系，在××上搞突破/搞创新。（3）围绕××，在××上下功夫。（4）着眼于××，××。如：
【例十一】一、正确把握统与分的关系，着力坚持服务发展。二、正确把握纠与建的关系，着力坚持关注民生。三、正确把握惩与防的关系，着力坚持统筹推进。四、正确把握点与面的关系，着力坚持突出重点。五、正确把握破与立的关系，着力坚持改革创新。
哲学上的辩证统一思想适用于各个部门和各项工作，在写作时，如果能从哲学层面上去概括文章小标题则可以增加公文的深度和高度。上例就是从这个角度去提炼小标题，既看到主流，又不忽视支流，使认识不陷入形而上学，使工作开展不发生偏差。再如：
【例十二】第一，坚持和依靠dang的领导，正确把握dang的领导和发挥人大作用的关系。第二，围绕全市大局履行职责，正确处理服务中心工作和行使法定职权的关系。第三，监督与支持有机结合，正确处理人大和“一府两院”的关系。第四，在传承中发展，在创新中继承，正确处理继承好传统和开创新局面的关系。第五，体现人民当家作主的本质要求，正确处理发挥常委会职能作用与发挥代表和人民群众作用的关系。
这篇公文的小标题也是基于对工作的辩证分析，使受众的认识趋向辩证和科学。在提炼这种小标题时需要作者首先要选择和确定需要辩证思考的内容。
（四）“在××上，力求（实现了）××××”。常见句型有：（1）在××上，力求××××。（2）在××上，实现了××新突破（新发展、新成就、新成效、新成绩、新进展、新步伐、新提高、新台阶、新局面等）。如：
【例十三】一、在经营环境上，力求新格调。二、在经营模式上，力求新品味。三、在经营成效上，力求新亮点。
这种句型多用于提炼成效，围绕工作的几个大方向（如例文中的“经营环境”、“经营模式”等），去总结工作成效或目标，如“新格调”、“新品味”等。
（五）“数字+文字”组合。有时在提炼小标题时，一些秘书人员愿意从“数字”和“文字”相结合的角度提炼。在提炼时，往往需要针对工作的特点、措施以及成效的共性进行。这种小标题容易给人留下深刻印象，明快好记。但是提炼时要注意内容概括得准确适用，不能为了追求这种效果而一味硬靠强编。如：
【例十四】（1）坚持“三心”、狠抓“三力”、突出“三要”。（2）坚持“一个中心”，完善“两个市场”，建立“三个体系”。（3）提供“四个服务”，采取“三项措施”，突出“两个重点”，实现“一个目标”。
【例十五】（1）突出“三建”，加强信访基础工作。（2）注重“三多”，广泛收集信访信息。（3）抓住“三点”，提高信访信息质量。
这两例公文就是采用数字和文字相结合的方式提炼小标题。采用这种方法介绍工作经验、阐述问题等，一是利于记忆和传讲；N是条理清晰，使读者对文章内容有了较系统的把握。另外，“数字”的表现形式往往是或递增、或递减、或相同。
初学者的“五步”写作法
公文写作是一项需要长期积累的工作，但对于一名没什么经验的新手，在接到任务后，有没有一条“快速通道”，可以在较短时间内掌握其基本“思路”“流程”“方法”呢？这里，就以起草一篇领导在群众路线教育实践活动机关总结大会上的讲话为例，介绍一下自己的“五步”写作法。
第一步，搜集资料，方法是“看两篇写一篇”
领命之后，写作之前，可以先找两篇文章。第一篇，要找以往领导同志在类似教育实践活动中的总结讲话。因为每种类型的讲话，都有着相对固定的套路和逻辑，这篇文章，解决的是“形似”的问题，就是文章结构、语言风格要像。第二篇，要找上级领导机关或者同级其他机关群众路线教育实践活动总结大会上的讲话。因为每种内容的讲话，在一定时期内，都有着相对固定的内容要求，这篇文章，解决的是“神似”的问题，就是文章最基本的内容、方向要准。找出这“两篇文章”，通过学习和模仿，之后写出来的文章，最起码在结构上、内容上不会出现大的偏差。
第二步，琢磨内容，方法是“换位思考”
替领导起草讲话稿，当然要站在领导的角度去看待、思考问题，学会“换位思考”是最基本的方法。那么，可以从哪些角度换位思考呢？概括起来，可以有以下五个：第一，领导同志应该讲什么？就是在这次总结大会上领导应该强调的内容、要求等。第二，文件起草的部门希望领导同志讲什么？就是有关部门对于这项工作的考虑、希望通过领导讲话传递出的工作信号。第三，听众希望听到什么？讲话都是有对象、有听众的，听众对领导的讲话往往都有具体期盼，或是答疑解惑，或是肯定表扬，或是明确思路，等等，应该将听众的需求反映在领导讲话之中。第四，领导同志本人希望讲什么？每位领导同志讲话都有一贯的思路、风格，每位领导同志都有近期关注的重点、强调的要点，等等。第五，上级希望领导同志讲什么？每项工作都应该按照上级领导机关的部署和要求开展，科学地传递上级的要求也是讲话的题中应有之义。有了这五种角度，是不是就全面了、穷尽了？不一定，最起码还可以“更上一层楼”，在综合各个角度之后，重新回到最初始的问题——在这样的场合，领导同志应该讲什么？这并不是简单的回归，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平台去重新思考。通过多个角度的思考，我们就会对文章的主体内容有较为充分的把握。
第三步，拟定提纲，方法是“闭上眼睛”
讲话开写之前，要起草提纲。起草提纲要在掌握基本素材、充分思考的基础上，合上参考文章，合上各类材料，越过纸面看实质，闭上眼睛想清楚，合上书本写提纲。要切忌“找”提纲，翻阅各类材料，这里摘一个意思，那里找一个想法。拟定提纲，最起码要写到二级，想得清楚的地方要写到三级。
第四步，起草文章，方法是“一气呵成”
长期用电脑写作，很多人往往养成“容易的先写”和“复制粘贴”的习惯。好的讲话稿应做到文气贯通，如果材料丰富的、容易的、想清楚的先写，会使文章看上去是“拼凑”出来的，而不是“写”出来的。这是公文写作的大忌。因此，在公文写作的培养阶段，就要形成一个良好的写作习惯，想清楚、写清楚，按照提纲，从头到尾写下来、顺下来。
第五步，反复修改，方法是“逼着自己改”
好文不厌百回改。刚学习公文写作的同志在写成初稿后，往往会感觉“不知道改什么”“不知道怎么改”“不会改”“改不动”，这是很正常的。这时候，就需要对自己“狠一点”，进行自我否定、自我提升，要强迫自己多换角度、加深思考、提高站位，对已有的文稿反复琢磨，反复修改，有时甚至还要推倒重来。要相信，“山重水复疑无路，柳暗花明又一村”,一篇文章每突破一次“改不动”的困境，就会上升一个水平，自己的写作能力也会提高一个层次。
经过这样五个步骤，就形成了一个相对完整的写作流程，写出的讲话初稿就可能达到基本的要求。但是，从提高自身公文写作的水平来看，还需再做好两项工作：
第一，整理学习，方法是“对照花脸稿”。提交初稿之后，领导往往会对文稿提出修改要求，有的时候还会有颠覆性意见，这是提升自己公文写作水平最好的教材、最好的机会。我们应该将领导改动的部分和自己起草的内容进行比照，细致揣摩，认识到“应该这么写”的道理和“不应该那么写”的原因。每对照一次，就相当于和领导进行了一次间接的思想交流。当文章最后成稿后，还应该对一稿、二稿、三稿甚至更多的修改过程进行重温，这样常常会有新的启发，也会逐步找到写公文的窍门。有的同志将领导改过的花脸稿整理起来，形成个人的“错题本”，就是一个很好的办法。
